Ideas para organizar su micro empresa - parte 2

     La vez anterior traté el tema de la ejecución en las labores de la empresa, que es la segunda etapa en el flujo de operaciones.

     En segundo lugar mencionaré la actividad que en realidad es el inicio del proceso económico de una empresa, la prospección; mencionarlo en segundo lugar se debe a que si no tenemos definido nuestro negocio y cómo lo realizaremos pierde sentido prospectar clientes.

     Por medio de la prospección buscamos potenciales clientes para nuestros productos o servicios. Podremos tener el mejor producto o el servicio mas satisfactorio, pero si nadie lo conoce o nadie lo compra nuestra empresa no podrá subsistir.

     Debemos definir primero cuál es nuestro mercado para de esta manera dirigir nuestros esfuerzos de venta a los prospectos correctos, pues de poco sirve una ingeniosa compaña de mercadeo dirigida al mercado equivocado.

     El objetivo principal es hacernos de clientes, pues son el activo mas importante de la empresa, y son mucho más que un renglón de los activos circulantes. A ellos nos debemos, y sus necesidades son el motor de nuestro trabajo, así que siempre nuestros esfuerzos de mercadotecnia y ventas deben estar enfocados en la satisfacción de necesidades más que en la colocación de nuestros productos y servicios.

     Un buen producto o servicio debe tener una eficiente campaña de mercadeo y ventas; esta verdad es tan grande que estamos rodeados de muchos productos y servicios regularmente buenos que se han posicionado bien en el mercado por tener una excelente campaña de mercadeo. Es en cierto sentido triste ver que productos excelentes no tienen la presencia tan grande en el mercado como lo merecería su calidad, e incluso algunos desaparecen; pero es una realidad.

     También es importante considerar los canales adecuados para difundir nuestros esfuerzos mercadológicos, y eso lo definiremos por medio de analizar la naturaleza del producto que ofrecemos, pues de esta manera entenderemos si es mejor repartir volantes, o anunciarse en algún periódico, revista o directorio local, o enviar algún material por correo electrónico; en realidad las opciones son muchas y el espacio de este foro es insuficiente. Lo importante es la creatividad y tener conciencia de que el objetivo es llegar al mercado correcto por los medios más adecuados para ello.

IDEAS PARA ORGANIZAR TU EMPRESA

     Las operaciones de la empresa son un flujo constante de actividades que, si no las organizamos, a lo largo de los días, semanas y meses se pueden convertir en un caos y un dolor de cabeza, tanto para empresarios como para empleados.

          

     Existen muchas ideas para organizarlas, pero desde el punto de vista del flujo de actividades, es útil dividirlas en tres grandes áreas: prospección, ejecución y cobranza, y es en ese orden en el que se dan. Es muy importante ubicar definidamente estas tres funciones que es necesario realizar, sin olvidar que siempre irán unidas entre sí.

     Pero, ¿en qué consisten? En primer lugar quisiera abordar el segundo punto, la ejecución, pues aunque las operaciones de la empresa no se inician en ese punto, es en esa fase en la que se encuentra el meollo del negocio, las actividades que son la razón de ser de la empresa.

     La ejecución es la fase en la que elaboramos y entregamos nuestros productos, o prestamos nuestros servicios. Es el cumplimiento de nuestros planes de trabajo y de nuestros esfuerzos de publicidad y mercadotecnia, y es la razón de ser de nuestra empresa. Debemos toma conciencia de que es la oportunidad que tenemos de satisfacer eficientemente las necesidades y expectativas de nuestros clientes, y es en este punto en el que estaremos asegurando ventas futuras o perdiéndolas, creando un buen nombre y una buena marca, o desprestigiándonos a nosotros mismos, creando fidelidad en nuestros clientes o dejando que otros lo hagan; esto depende de la manera en que ejecutemos nuestro trabajo.

     Es en esta fase en la que debemos contestar el “¿qué voy a hacer?” y el “¿cómo lo voy a hacer?”. Aquí entran en los conceptos de eficacia y eficiencia, pues debemos primeramente pensar en cuáles son las actividades necesarias para satisfacer las necesidades que hemos vislumbrado, y después cómo lo vamos a lograr, siendo el momento de definir procesos, procedimientos, formas de trabajo y asignaciones de tareas, entre otras actividades. No importa que tengas una micro empresa en la que trabajas solo o con un solo colaborador o colaboradora, de cualquier manera debes definir cómo vas a trabajar y en qué orden.

     Una herramienta útil es hacer un flujo de operaciones, que consiste en hacer un diagrama en el que se ponen las diferentes actividades a realizar y después se trazan las líneas que nos muestran cómo deben fluir la información y los procesos necesarios para realizarlas. También puede servir para definir quién hará qué actividades. La utilidad de ésta herramienta es que nos permite ver gráficamente el flujo de actividades de la empresa.

     En el próximo foro hablaremos de las otras dos actividades.