IDEAS PARA ORGANIZAR TU EMPRESA

     Las operaciones de la empresa son un flujo constante de actividades que, si no las organizamos, a lo largo de los días, semanas y meses se pueden convertir en un caos y un dolor de cabeza, tanto para empresarios como para empleados.

          

     Existen muchas ideas para organizarlas, pero desde el punto de vista del flujo de actividades, es útil dividirlas en tres grandes áreas: prospección, ejecución y cobranza, y es en ese orden en el que se dan. Es muy importante ubicar definidamente estas tres funciones que es necesario realizar, sin olvidar que siempre irán unidas entre sí.

     Pero, ¿en qué consisten? En primer lugar quisiera abordar el segundo punto, la ejecución, pues aunque las operaciones de la empresa no se inician en ese punto, es en esa fase en la que se encuentra el meollo del negocio, las actividades que son la razón de ser de la empresa.

     La ejecución es la fase en la que elaboramos y entregamos nuestros productos, o prestamos nuestros servicios. Es el cumplimiento de nuestros planes de trabajo y de nuestros esfuerzos de publicidad y mercadotecnia, y es la razón de ser de nuestra empresa. Debemos toma conciencia de que es la oportunidad que tenemos de satisfacer eficientemente las necesidades y expectativas de nuestros clientes, y es en este punto en el que estaremos asegurando ventas futuras o perdiéndolas, creando un buen nombre y una buena marca, o desprestigiándonos a nosotros mismos, creando fidelidad en nuestros clientes o dejando que otros lo hagan; esto depende de la manera en que ejecutemos nuestro trabajo.

     Es en esta fase en la que debemos contestar el “¿qué voy a hacer?” y el “¿cómo lo voy a hacer?”. Aquí entran en los conceptos de eficacia y eficiencia, pues debemos primeramente pensar en cuáles son las actividades necesarias para satisfacer las necesidades que hemos vislumbrado, y después cómo lo vamos a lograr, siendo el momento de definir procesos, procedimientos, formas de trabajo y asignaciones de tareas, entre otras actividades. No importa que tengas una micro empresa en la que trabajas solo o con un solo colaborador o colaboradora, de cualquier manera debes definir cómo vas a trabajar y en qué orden.

     Una herramienta útil es hacer un flujo de operaciones, que consiste en hacer un diagrama en el que se ponen las diferentes actividades a realizar y después se trazan las líneas que nos muestran cómo deben fluir la información y los procesos necesarios para realizarlas. También puede servir para definir quién hará qué actividades. La utilidad de ésta herramienta es que nos permite ver gráficamente el flujo de actividades de la empresa.

     En el próximo foro hablaremos de las otras dos actividades.