Ideas para organizar su micro empresa - parte 2

     La vez anterior traté el tema de la ejecución en las labores de la empresa, que es la segunda etapa en el flujo de operaciones.

     En segundo lugar mencionaré la actividad que en realidad es el inicio del proceso económico de una empresa, la prospección; mencionarlo en segundo lugar se debe a que si no tenemos definido nuestro negocio y cómo lo realizaremos pierde sentido prospectar clientes.

     Por medio de la prospección buscamos potenciales clientes para nuestros productos o servicios. Podremos tener el mejor producto o el servicio mas satisfactorio, pero si nadie lo conoce o nadie lo compra nuestra empresa no podrá subsistir.

     Debemos definir primero cuál es nuestro mercado para de esta manera dirigir nuestros esfuerzos de venta a los prospectos correctos, pues de poco sirve una ingeniosa compaña de mercadeo dirigida al mercado equivocado.

     El objetivo principal es hacernos de clientes, pues son el activo mas importante de la empresa, y son mucho más que un renglón de los activos circulantes. A ellos nos debemos, y sus necesidades son el motor de nuestro trabajo, así que siempre nuestros esfuerzos de mercadotecnia y ventas deben estar enfocados en la satisfacción de necesidades más que en la colocación de nuestros productos y servicios.

     Un buen producto o servicio debe tener una eficiente campaña de mercadeo y ventas; esta verdad es tan grande que estamos rodeados de muchos productos y servicios regularmente buenos que se han posicionado bien en el mercado por tener una excelente campaña de mercadeo. Es en cierto sentido triste ver que productos excelentes no tienen la presencia tan grande en el mercado como lo merecería su calidad, e incluso algunos desaparecen; pero es una realidad.

     También es importante considerar los canales adecuados para difundir nuestros esfuerzos mercadológicos, y eso lo definiremos por medio de analizar la naturaleza del producto que ofrecemos, pues de esta manera entenderemos si es mejor repartir volantes, o anunciarse en algún periódico, revista o directorio local, o enviar algún material por correo electrónico; en realidad las opciones son muchas y el espacio de este foro es insuficiente. Lo importante es la creatividad y tener conciencia de que el objetivo es llegar al mercado correcto por los medios más adecuados para ello.

IDEAS PARA ORGANIZAR TU EMPRESA

     Las operaciones de la empresa son un flujo constante de actividades que, si no las organizamos, a lo largo de los días, semanas y meses se pueden convertir en un caos y un dolor de cabeza, tanto para empresarios como para empleados.

          

     Existen muchas ideas para organizarlas, pero desde el punto de vista del flujo de actividades, es útil dividirlas en tres grandes áreas: prospección, ejecución y cobranza, y es en ese orden en el que se dan. Es muy importante ubicar definidamente estas tres funciones que es necesario realizar, sin olvidar que siempre irán unidas entre sí.

     Pero, ¿en qué consisten? En primer lugar quisiera abordar el segundo punto, la ejecución, pues aunque las operaciones de la empresa no se inician en ese punto, es en esa fase en la que se encuentra el meollo del negocio, las actividades que son la razón de ser de la empresa.

     La ejecución es la fase en la que elaboramos y entregamos nuestros productos, o prestamos nuestros servicios. Es el cumplimiento de nuestros planes de trabajo y de nuestros esfuerzos de publicidad y mercadotecnia, y es la razón de ser de nuestra empresa. Debemos toma conciencia de que es la oportunidad que tenemos de satisfacer eficientemente las necesidades y expectativas de nuestros clientes, y es en este punto en el que estaremos asegurando ventas futuras o perdiéndolas, creando un buen nombre y una buena marca, o desprestigiándonos a nosotros mismos, creando fidelidad en nuestros clientes o dejando que otros lo hagan; esto depende de la manera en que ejecutemos nuestro trabajo.

     Es en esta fase en la que debemos contestar el “¿qué voy a hacer?” y el “¿cómo lo voy a hacer?”. Aquí entran en los conceptos de eficacia y eficiencia, pues debemos primeramente pensar en cuáles son las actividades necesarias para satisfacer las necesidades que hemos vislumbrado, y después cómo lo vamos a lograr, siendo el momento de definir procesos, procedimientos, formas de trabajo y asignaciones de tareas, entre otras actividades. No importa que tengas una micro empresa en la que trabajas solo o con un solo colaborador o colaboradora, de cualquier manera debes definir cómo vas a trabajar y en qué orden.

     Una herramienta útil es hacer un flujo de operaciones, que consiste en hacer un diagrama en el que se ponen las diferentes actividades a realizar y después se trazan las líneas que nos muestran cómo deben fluir la información y los procesos necesarios para realizarlas. También puede servir para definir quién hará qué actividades. La utilidad de ésta herramienta es que nos permite ver gráficamente el flujo de actividades de la empresa.

     En el próximo foro hablaremos de las otras dos actividades.

Contrata bien desde la primera vez

   ¿Se ha puesto a pensar cuántas veces ha contratado a un empleado para después tenerlo que despedir poco tiempo mas adelante? Tal vez pensó que era un excelente prospecto, sobre todo si ya lo conocía, pero algo sucedió que trajo malos resultados en su desempeño laboral. Hace varias semanas un cliente, que es un empresario que tiene una pequeña empresa me dijo que después de varios años nunca "le atina" a hacer una buena selección de personal.

   Pero, ¿Qué será lo que está sucediendo? ¿Que estará mal? En la pequeña empresa es común que no se tengan criterios ni políticas claras de reclutamiento de personal, además de que son pocos los empleados que se requieren. Por otro lado las tareas a realizar son obvias y abarcan varias áreas, y la mayoría de las veces, sobre todo en las áreas administrativas, no se requiere un alto grado de especialización para realizar el trabajo de manera eficiente.

   Esto hace pensar que contratar a un empleado es una tarea simple, y que algún conocido con referencias será seguramente un buen candidato. En realidad, aunque la tarea no tiene que ser complicada se debe tener una base más sólida para evaluar a los candidatos, se debe considerar que la empresa va a crecer, que las operaciones y su complejidad van a multiplicarse, y que en muchas ocasiones los empleados se envician haciendo sus labores de manera cómoda y sin agregar valor a la empresa.

   Es en este punto en que cualquier empresa, sobre todo pequeña o mediana, al no contar con un departamento de recursos humanos propio necesita un apoyo externo, de la misma manera que necesita un contador externo al no tener un departamento de contabilidad propio, aunque creo que la mayor diferencia estriba en que la contabilidad tiene un impacto financiero y sobre todo fiscal, que impactan de manera muy palpable a la empresa, mientras que la selección de personal no tiene tan perceptible ese impacto, lo cual no significa que no lo haya.

   Es precisamente el análisis de los costos de contratar y despedir a alguien, del tiempo que tarda un nuevo empleado en asimilar los métodos de trabajo y la cultura organizacional de la empresa, de la percepción de otros miembros de la empresa y sobre todo de los clientes acerca del trato que reciben del personal de un proveedor, es el análisis de todos estos aspectos lo que debe llevar al empresario a buscar un medio eficiente para seleccionar al personal al que le confiará la operación de su empresa.

   Una buena herramienta para este fin es contar con un perfil del candidato, que es una prueba cuyo resultado nos pueda mostrar los principales rasgos del carácter y personalidad así como un resumen sobre lo que se puede esperar de dicho candidato, pudiendo conocer de ésta manera sus debilidades y fortalezas. Un reporte de éste tipo será una herramienta muy útil para una mejor toma de decisiones en cuanto a los puestos en los que las aportaciones del candidato serán mejores para la empresa.

   Contratar correctamente significa entre otros aspectos:

Menor rotación de personal.

Evitar invertir tiempo en enseñar la manera de trabajar a nuevos empleados.

Continuidad en las operaciones de la empresa a lo largo del tiempo.

Evitar los costos de liquidar a alguien ineficiente.

   Recuerde que para la mayor eficiencia en la manera de trabajar de una empresa no hay mejor cosa que tener al personal adecuado para el puesto adecuado.

La relevancia de la capacitación en las empresas

   En el mundo empresarial de la actualidad se presta mucha atención a los activos tangibles y a aquellos intangibles que representan utilidades potenciales claramente visibles. Pero también existen valores intangibles que no se presentan en el balance general y a los que no se les ha prestado la misma atención, los cuales en muchos casos, llegan a ser mucho más valiosos que los activos tangibles. Nos estamos refiriendo de la capacitación, un valor intangible que representa el conocimiento al interior de las organizaciones y que al ser explotado, constituye un paso firme hacia su desarrollo.

   Es importante recalcar que hoy más que nunca debemos entender que el éxito de una organización depende cada vez más del conocimiento, habilidades y destrezas de sus trabajadores. Cuando el talento de los empleados es valioso, raro y difícil de imitar, y sobre todo organizado, una empresa puede alcanzar ventajas competitivas que se apoyan en las personas, aspectos que los directivos de las empresas de recursos humanos no se cansan de señalar.

   La inversión en capacitación y estímulos para los empleados es una decisión que asegura el éxito a largo plazo para las empresas, sin embargo, en muchos casos las organizaciones no invierten en capacitar a su personal, no solo por considerarlo un gasto inútil sino por el miedo que tienen de que su personal deje la compañía, una vez que se encuentre capacitado para lograr una mejor posición laboral.

   ¿Por qué capacitar a los empleados? La razón fundamental consiste en darles conocimientos, actitudes y habilidades que requieren para lograr un desempeño óptimo. Las empresas deben sentar las bases para que sus colaboradores tengan la preparación necesaria y especializada que les permita enfrentar en las mejores condiciones a sus tareas diarias. Y para esto, no existe mejor medio que la capacitación, que también ayuda a alcanzar altos niveles de motivación, productividad, integración y compromiso en el personal, afirmación hecha por una ejecutiva de recursos humanos y que se publicó en una conocida revista de negocios en México.

   Implementar un programa de capacitación constante es cada vez más una necesidad, sobre todo cuando se busca un diferenciador entre el mundo de empresas que representa nuestra competencia, de hecho invertir en el personal se reflejará en las actitudes de los empleados, y tarde o temprano en las actitudes hacia los clientes, y este es precisamente uno de los mejores diferenciadores para una empresa y un aspecto que seguramente generará un impacto positivo en la fidelidad de nuestra clientela. 

Los cinco roles del líder

     Toda persona al ejercer el liderazgo cubre en alguna medida cinco aspectos que conforman los roles que son necesarios para un liderazgo eficaz. Estos roles y sus principales características son:

Director

-Planea y programa actividades y proyectos.

-Enfoca los recursos a las tareas necesarias.

-Toma decisiones acerca de las actividades diarias.

-Registra el progreso en el cumplimiento de los objetivos.

-Diseña y revisa reportes.

-Mantiene el orden y la disciplina.

Explorador

-Analiza el ambiente organizacional para buscar tendencias y cambios.

-Establece una clara visión para el futuro.

-Convierte esa visión en objetivos concretos.

-Establece límites.

-Hace vínculos con personas fuera de la organización.

-Alienta la toma de riesgos y la innovación.

Técnico

-Posee un buen nivel de conocimientos técnicos acerca de su giro.

-Es solicitado por sus habilidades técnicas.

-Analiza problemas por medio de habilidades analíticas.

-Tiene mayores herramientas para solucionar problemas.

-Tiene la posibilidad de tomar decisiones rápidamente.

Arquitecto

-Estandariza procesos y procedimientos.

-Alinea los sistemas con las estrategias y la visión.

-Corrige las prácticas que no son consistentes con la filosofía de la empresa.

-Refuerza la cultura organizacional.

-Se reúne con otros para aprender sobre nuevos procedimientos de operación.

Asesor

-Establece normas de comportamiento y desempeño.

-Alienta a los empleados a tomar decisiones y resolver problemas.

-Ayuda a sus colaboradores a desarrollar sus habilidades.

-Se desarrolla como instructor.

-Dirige evaluaciones de desempeño.

Seis principios que fortalecen el liderazgo

1.  Un líder tiene entusiasmo para llevar a cabo su visualización de metas. El aspecto mas importante en el liderazgo es la visualización. Los líderes eficaces no necesariamente son personas mas talentosas que otros, sin embargo saben lo que quieren y trabajan con toda su energía para alcanzar sus objetivos.

       Un buen líder tiene objetivos claros y sabe cómo realizarlos, además de que se entrega en la labor de hacer realidad su visualización. Esto significa que está siempre presente y enfocado en sus tareas, no permite que las circunstancias determinen los resultados y está ocupado en los resultados. También usa su visualización para sobreponerse a las adversidades, reveses y errores.

2. Un líder construye sobre la confianza. El liderazgo tiene mucho que ver con relaciones personales. Al hablar de confianza nos referimos a crear un ambiente de relaciones interpersonales positivas y satisfactorias, logrando así colaboración en lugar de un ambiente de malsana rivalidad.

     Un buen líder está al tanto del impacto que tiene en otros, y busca comportarse y relacionarse de manera que construya confianza y autoestima en su organización.

3. Un líder es humilde. La mayoría de los líderes eficaces han sido y son humildes. Aunque tienen una férrea voluntad para alcanzar sus objetivos, no están interesados en aparecer como el centro de atención.

4. Un líder inspira el compromiso y la motivación en sus seguidores. Esto se logra a través de liberar el potencial creativo de las personas por medio de crear condiciones en las que ellas puedan contribuir en algo significativo en sus funciones.

      Una manera de lograrlo es el modelo por el cual el líder establece límites en lugar de marcar directrices a sus empleados.

5. Un líder es un arquitecto organizacional y social. Esto significa que construye la infraestructura de una organización, la cual incluye la estructura, los sistemas y los procesos.

      Esto se refleja en el hecho de que un líder eficaz entiende que lo mas importante no es su propio legado, sino agregar valor a una organización para que perdure a través del tiempo.

6.  Un líder promueve el cambio enfatizando los aspectos positivos de las personas y las situaciones. Esta idea está basada en la verdad de que lo determinante no son los hechos en sí mismos sino la forma en la que los vemos; si pensamos que vamos a fracasar sin duda fracasaremos, y si pensamos que vamos a tener éxito tendremos la actitud para realmente alcanzarlo y vencer los obstáculos que enfrentemos. Hay que aceptar que tenemos mayor tendencia a lo negativo, por lo que el esfuerzo para ver las cosas positivamente es mayor.

          El modelo que explica este punto es: información à ideasà convicciones à decisiones. La cantidad de información que recibimos a diario a través de nuestros sentidos es abrumadora; nuestro cerebro solo puede procesar una parte, nuestros conceptos se completan con nuestras convicciones e ideas.