Algunas medidas de control interno

          Es bien sabido que las metas deben guiar las actividades de las empresas no importando su tamaño ni su giro, pero es muy importante recordar que es necesario verificar que las operaciones constantes de la empresa realmente vayan encaminadas a cumplir las metas antes mencionadas.

            En la práctica diaria de las operaciones de un negocio es fácil perderse y enfocar energías en hacer las cosas de la manera más cómoda que se presente, que no siempre es la mejor o la mas adecuada para seguir en el camino de realizar las metas del negocio.

              Es por eso que necesitamos implementar medidas que nos permitan tener el control de las operaciones diarias. No necesitamos pensar en complejos manuales de procedimientos, sino en medidas sencillas apropiadas para las pequeñas empresas, en las que el sentido común es muy útil. Algunos ejemplos son:

-Todas las operaciones deben tener un soporte. Puede ser un reporte, una fotocopia de un acuse de recibido, una factura de algún proveedor, una póliza de cheque, un comprobante de transferencia bancaria, o cualquier documento que deje huella de la operación. Se deben evitar a toda costa operaciones fantasma que no se puedan verificar ni rastrear.

-En todas las operaciones debe aparecer quién las elaboró y quién las autorizó. Siempre se debe tener un responsable de cada operación, y deben aparecer al menos las iniciales de esa persona. Lo deseable es que haya tres involucrados: quién elabora, quién revisa y quién autoriza, pero a veces por el pequeño tamaño de la empresa no es posible hacerlo. Lo cierto es que se debe tener la información necesaria de quién realiza cada operación, teniendo especial atención en las operaciones mas importantes.

-A excepción de los dueños, es deseable no dar demasiado poder a una sola persona o permitir que maneje sola mucha información. Lo mejor es que una o más personas se encarguen de una sola área, pues tener a una persona controlando varias áreas puede traer problemas. Por ejemplo, si se tiene a una sola persona encargada de ventas y compras podría vender para su provecho personal a través de comprar sin factura para después vender esa mercancía sin factura también.

-Si la empresa es demasiado pequeña y es necesario que una persona tenga varias funciones, es mejor que sean actividades afines, por ejemplo ventas y clientes, o compras y proveedores.

             En realidad la lista podría ser muy larga, lo más importante será evaluar la situación específica de una empresa para diseñar los controles adecuados a ella, labor que podemos realizar con mucho gusto para su empresa.