La importancia de los reportes y formatos para la operación de la empresa

          Recientemente escuché a una empleada que se encargaba de hacer cotizaciones y confirmar pedidos, quejarse de que las órdenes de compra que enviaban los encargados de compras de la mayoría de los clientes estaban mal calculadas y que ella tenía que estar corrigiéndolas constantemente, pues para el producto que vendía que era papel cortado se tenían listas de precios por kilogramo, pero esos clientes solicitaban el producto en millares, por lo que era necesario usar una fórmula matemática para convertir el precio por peso en precio por millar. Ella encontró que casi nadie lo sabía hacer bien, cuestión que resulta  inaceptable  si  tomamos  en  cuenta  que  esos clientes  tienen el papel cortado como materia prima y necesitan estar comprándolo constantemente para hacer funcionar sus negocios.

        Este problema común en realidad tiene una solución sencilla, pues basta diseñar un formato en una hoja de cálculo con las fórmulas necesarias para aplicarlo a cualquier orden de compra y así hacer los cálculos automáticamente.

             La cuestión entonces es, ¿por qué un problema con una solución sencilla es tan común? La respuesta es falta de previsión de parte de la administración de la empresa, pues primero es necesario hacer un análisis de las actividades administrativas que se tendrán en las operaciones continuas del negocio para después diseñar los formatos que permitirán realizar dichas operaciones de la manera más eficiente y automática posible.

             También es muy importante diseñar los reportes en los que se registrarán todos los aspectos importantes de la operación de la empresa, y que servirán como fuente de datos para múltiples objetivos, como pueden ser la contabilidad, declaraciones de impuestos, costo de ventas, análisis de ventas, ente otros.

              En realidad los reportes necesarios serán producto del análisis de cada empresa, pues cada una usará la información de acuerdo a sus necesidades específicas. Esta tarea será más fácil si se tiene la asesoría de los que nos dedicamos a apoyar a las empresas.